Registermodernisierung – Umsetzung und Engagement des Freistaats Bayern

Eine digitale, bürgerfreundliche Verwaltung

Digitale Technologien stellen traditionelle Geschäftsmodelle, Produkte und Dienstleistungen radikal infrage – das gilt auch für die Kommunikation mit der Verwaltung. Immer häufiger wünschen sich Bürgerinnen und Bürger digitale Verwaltungsangebote, um lange Wartezeiten zu verkürzen und das wiederholte Beibringen von Nachweisen, die der Behörde ohnehin vorliegen, zu vermeiden.

Der Freistaat Bayern möchte die Entwicklung hin zu einer modernen, digitalen und bürgerfreundlichen Verwaltung vorantreiben. Dazu bedarf es einer umfassenden Modernisierung der deutschen Registerlandschaft, denn bislang standen verschiedene technische und rechtliche Hürden einer modernen, serviceorientierten Verwaltung im Weg. Die Registermodernisierung ist ein aufwendiges Projekt, in dem Bund und Länder die technische, strukturelle und rechtliche Weiterentwicklung der deutschen Registerlandschaft koordinieren – und das unter Beibehaltung des hohen deutschen Datenschutzniveaus. Ziel ist eine smarte und effiziente Verwaltung für alle Bürgerinnen und Bürger.

In der öffentlichen Verwaltung werden Informationen, die für das Erbringen einer Verwaltungsleistung erforderlich sind, in Registern gespeichert. Register sind also nichts anderes als Sammlungen von Datensätzen mit Informationen, die die Grundlage für Verwaltungshandeln, für die amtliche Statistik und für den Zensus bilden. Insgesamt verfügt die deutsche Registerlandschaft über mehr als 375 Registertypen auf verschiedenen Verwaltungsebenen – immer dort, wo die Führung des jeweiligen Registers am sinnvollsten angesiedelt ist.

Standesämter führen zum Beispiel Personenstandsregister, in denen Geburten und Sterbefälle, Eheschließungen und Lebenspartnerschaften eingetragen werden. Örtlich zuständige Amtsgerichte führen Handelsregister. Und das Bundeskartellamt führt ein Wettbewerbsregister.

Ziel ist, diese Datensätze systematisch zu vernetzen. Behörden, die Anträge von Bürgerinnen und Bürgern bearbeiten, sollen mit deren Erlaubnis die notwendigen Informationen und Nachweise einfach aus den Registern anderer Behörden abrufen dürfen. Dadurch müssen sie diese nicht mehr bei Bürgerinnen und Bürgern erneut abfragen, wenn die entsprechenden Dokumente bereits an anderer Stelle vorliegen.

Auch die technischen Voraussetzungen für einen automatisierten Datenaustausch zwischen verschiedenen Behörden müssen gegeben sein: Hierfür werden sich die Datenbestände der öffentlichen Verwaltung sowie die Online-Dienste an das neue technische System von Bund und Ländern für den automatisierten Nachweisaustausch anschließen – dem NOOTS (Nationales Once-Only-Technical-System). Diese neue Datenautobahn steht seit Ende 2025 in einer ersten Version bereit und wird voraussichtlich ab November 2026 den flächendeckenden Anschluss ermöglichen. Der Anschluss erfolgt schrittweise durch Priorisierung des IT-Planungsrats in Abstimmung mit der Fachlichkeit.

Zudem braucht es eine qualitätsgesicherte Verknüpfung der Datensätze in verschiedenen Registern mit dem jeweiligen Antragsteller. Eine solche Verknüpfung könnte beispielsweise mittels der Ordnungsmerkmale Vorname, Nachname, Adresse und Geburtstag erfolgen, die Bürgerinnen und Bürger im Antragsformular angeben. Tatsächlich nutzen antragsbearbeitende Behörden diese oder ähnliche Merkmale häufig, um die passende Information des Antragstellenden beim relevanten Register abzufragen. Allerdings funktioniert dieser Weg nicht immer reibungslos, da die Daten zu einer bestimmten Person nicht überall einheitlich und in gleicher Aktualität vorliegen.

Ein Nachname wie Kovačić könnte beispielsweise in verschiedenen Registern auch als Kovacic oder fälschlicherweise als Kovaćić geführt werden. Ein Doppelname wie Hans-Jürgen könnte an anderer Stelle als erster und zweiter Vorname gelten. Eine Adresse in der Professor-Messerschmitt-Straße könnte auch unter Prof.-Messerschmitt-Str. registriert sein. Selbst bei der Angabe des Geburtsortes kann es in verschiedenen Registern zu Unterschieden kommen, etwa aufgrund von Ortsumbenennungen und Gebietsreformen. Darüber hinaus ändert sich im Laufe des Lebens womöglich der Personenstand und damit der Vor- oder Nachname. Eine Person hat beispielsweise geheiratet, lässt sich scheiden, wird adoptiert oder wechselt die Geschlechtszugehörigkeit. Solche Ereignisse werden nicht automatisch in allen Registern aufgenommen, sodass vielfach veraltete Daten vorliegen. Das Resultat: mangelnde Zuordenbarkeit.

Diese erschwert die effiziente und zügige Bearbeitung von Anträgen. Erst im Rahmen der Registermodernisierung lässt sich dieses Problem lösen, indem man eine eineindeutige Identifizierungsmöglichkeit einführt, eine Identifikationsnummer. So können die Datensätze in Registern durch regelmäßigen Abgleich stets auf dem aktuellen Stand gehalten und den jeweiligen Bürgerinnen und Bürgern richtig zugeordnet werden. 

Was wurde schon erreicht?

Registermodernisierungsgesetz

Um die Qualität der Registerlandschaft zu erhöhen und damit die eindeutige Zuordnung zu ermöglichen, haben Bundestag und Bundesrat Anfang 2021 das Gesetz zur Einführung und Verwendung einer Identifikationsnummer in der öffentlichen Verwaltung und zur Änderung weiterer Gesetze (Registermodernisierungsgesetz, kurz RegMoG) verabschiedet.

Das Gesetz führt ein numerisches Personenkennzeichen ein und schafft so eine eineindeutige Identifizierungsmöglichkeit, um zugehörige Datensätze einander zweifelsfrei zuordnen zu können. Damit ermöglicht es ein registerübergreifendes Identitätsmanagement unter Einhaltung datenschutz- und verfassungsrechtlicher Bestimmungen. Am 6. April 2021 wurde das RegMoG im Bundesgesetzblatt verkündet. Zum 31. August 2023 sind nun die maßgeblichen Bestimmungen des Gesetzes in Kraft getreten, sodass die fünfzig Register nach dem RegMoG nun verpflichtet sind, die Identifikationsnummer als Personenkennzeichen bis Ende 2028 abzurufen und zu speichern. 

Nationales Once-Only-Technical-System (NOOTS)

Im Vertrag über die Errichtung, den Betrieb und die Weiterentwicklung des Nationalen Once-Only-Technical-Systems (NOOTS-Staatsvertrag) haben sich Bund und Länder zum Ziel gesetzt, das NOOTS als gemeinsames flächendeckendes informationstechnisches System zu etablieren. Das NOOTS ermöglicht den automatisierten, reibungslosen und schnellen Datenaustausch zwischen öffentlichen Stellen und ist damit kostengünstig und bürokratiearm. Beispielsweise müssen bei der Beantragung von Verwaltungsleistungen wie einem Bewohnerparkausweis Nachweise nicht mehr von Bürgerinnen, Bürgern und Unternehmen vorgebracht werden, sondern sie können mit Erlaubnis der antragstellenden Person direkt aus den Datenbeständen der öffentlichen Verwaltung abgerufen werden.

Der Freistaat Bayern hat den NOOTS-Staatsvertrag im September 2025 ratifiziert. Nach Vorliegen der erforderlichen Anzahl an Ratifikationsurkunden ist er am 1. Februar 2026 in Kraft getreten. 

Seit Ende 2025 steht das NOOTS in einer ersten Version zur Verfügung und wird kontinuierlich ausgebaut, um ab November 2026 einen nutzerfreundlichen und effizienten Anschluss in der Fläche zu ermöglichen. Das NOOTS dient auch der Umsetzung der EU-weiten Vorgaben zur Einführung des Once-Only-Prinzips, um die EU-weite Behördenzusammenarbeit zu vereinfachen und Verwaltungsaufwand zu verringern.

Umsetzung der Registermodernisierung und Engagement des Freistaats Bayern

Im IT-Planungsrat kooperieren Bund und Länder, um die Zusammenarbeit im Bereich Informationstechnik zu koordinieren. Durch den IT-Planungsratsbeschluss wurde zunächst das Koordinierungsprojekt Registermodernisierung eingerichtet. Der Freistaat Bayern hat in diesem Projekt gemeinsam mit Baden-Württemberg, Hamburg, Nordrhein-Westfalen und dem Bund die Federführung übernommen.

Das Koordinierungsprojekt hat die Anforderungen an die Registermodernisierung identifiziert, sich überlegt, wie eine Registerlandschaft auf der Basis vernetzter Register aussehen sollte, und die zur Umsetzung erforderlichen Maßnahmen geplant, um die Modernisierung der Register schnellst- und bestmöglich umzusetzen.

Mit dem folgenden Beschluss des IT-Planungsrats wurde das Koordinierungsprojekt in ein ressort- und ebenenübergreifendes Projekt Gesamtsteuerung Registermodernisierung weiterentwickelt, in dem der Bund, der Freistaat Bayern, Baden-Württemberg, Hamburg und Nordrhein-Westfalen als Federführer die Verwirklichung des Zielbildes erfolgreich vorangetrieben haben. 

So konnte ab Juli 2025 das Projekt Gesamtsteuerung Registermodernisierung durch den Beschluss des IT-Planungsrats vom März 2025 in die NOOTS-Umsetzungsstrukturen überführt werden. Der Freistaat Bayern engagiert sich dabei weiterhin in der Steuerungsgruppe NOOTS.

Das StMD hat zudem drei Erprobungsprojekte in den Bereichen Bau-, Umwelt- und Energiewesen erfolgreich durchgeführt und bis hin zur produktiven Anbindung an das Nationale Once-Only-Technical-System (NOOTS) fortgeführt . Diese wurden im Februar 2024 vom IT-Planungsrat beauftragt und finanziert. Ziel der Projekte ist es, wertvolle Erkenntnisse für die deutschlandweite Umsetzung der Registermodernisierung zu gewinnen, indem der Anschluss an das NOOTS anhand realer Anwendungsfälle getestet wird.

Im Erprobungsprojekt Bau wird der Nachweisdatenaustausch für den EfA-Dienst des digitalen Bauantrags mit einem technischen Durchstich zu einem zentralen Register erprobt – ein wichtiger Schritt hin zu einem medienbruchfreien Antragsverfahren.

Das Erprobungsprojekt Umwelt entwickelt, dem Once-Only-Prinzip folgend, den Registrierungsantrag für Umweltgutachter. Dabei werden Daten aus dem Zulassungsregister abgerufen und gleichzeitig die Berechtigung zum Abruf geprüft.

Ein ähnlicher Anwendungsfall findet sich im Erprobungsprojekt Energie. Hier steht die Registrierung einer Energiekraftanlage im Fokus, bei der der Abruf von Nachweisdaten aus dem Marktstammdatenregister eine zentrale Rolle spielt.

Die Erprobung der Registermodernisierung stellt sicher, dass die Herausforderungen erkennbar und die weitere Umsetzung rechtlich, technisch und organisatorisch planbar wird. Mit seinen Kooperationspartnern legt der Freistaat Bayern einen wichtigen Grundstein für eine effiziente, digitale und zukunftsorientierte Verwaltung.

RegMo-Koordination in Bayern

Die Etablierung von Landeskoordinatoren wurde vom IT-Planungsrat im Sommer 2023 beschlossen, um eine erfolgreiche, effiziente und flächendeckende Umsetzung der Registermodernisierung in den einzelnen Ländern zu gewährleisten. In Bayern übernimmt das Bayerische Staatsministerium für Digitales diese Aufgabe.

Zum einen fungiert die Landeskoordination als zentrale Ansprechstelle für die NOOTS-Umsetzungsorganisation und das Bundesverwaltungsamt (BVA). Zum anderen stellt die Landeskoordination ein wichtiges Bindeglied zur föderalen Ebene dar, indem sie durch regelmäßige Kommunikation den Informationsfluss von und zu den Fachressorts und Kommunen sicherstellt. Darüber hinaus ist es Aufgabe der Landeskoordination auf die notwendige Haushaltvorsorge im Land hinzuweisen und alle notwendigen Vorkehrungen und Maßnahmen zur Umsetzung der Registermodernisierung in Bayern inklusive der Kommunen zu überblicken sowie zu koordinieren. Die Landeskoordination bildet damit das strategische Bindeglied zwischen der bundesweiten Planung und der landeseigenen bzw. kommunalen Umsetzung der Registermodernisierung.

Die Registermodernisierung ist ein großes Vorhaben, das viel Ausdauer bedarf. Mit vereinten Kräften legen wir für Bayern, Deutschland und Europa einen wichtigen Grundstein für die Digitalisierung!


Vorteile der Registermodernisierung

Die Umsetzung der Registermodernisierung ist ein unverzichtbarer Schritt, um die deutsche Verwaltung nach dem Once-Only-Prinzip zu gestalten: Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen sollen den Verwaltungsbehörden Informationen grundsätzlich nur einmal mitteilen müssen. Unter Einhaltung strenger datenschutzrechtlicher Anforderungen ist es den Behörden dann gestattet, diese Daten miteinander zu teilen, sofern es die Bürgerin oder der Bürger wünscht.

Auch für die Verwaltung bedeutet dies eine Erleichterung: Sie kann sich auf diesem Weg Nachweise im Original beschaffen und muss nicht deren Validität prüfen und gegebenenfalls erneut anfragen.

Die Registermodernisierung und die schrittweise Gestaltung von Verwaltungsleistungen nach dem Once-Only-Prinzip sind Teil eines großen Reformprozesses in der deutschen Verwaltungslandschaft. Im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes sollen zeitnah alle Verwaltungsleistungen elektronisch angeboten werden.

Damit alle EU-Bürger auch im EU-Ausland einen einfachen Zugangspunkt zu den für sie wichtigen Verwaltungsdienstleistungen finden, sollen diese auf dem grenzüberschreitenden digitalen Verwaltungsportal Your Europe eingerichtet werden.

Dieses einheitliche digitale Zugangstor zur Verwaltung in der EU (Single Digital Gateway) erfordert eine EU-weite Harmonisierung und Vernetzung von Registerdaten. Die Registermodernisierung ebnet den Weg für ein nutzerfreundliches digitales Verwaltungsangebot, das nicht nur deutsche Staatsbürger anspricht.

Laut einem Gutachten des Nationalen Normenkontrollrats ermöglichen moderne Register enorme Einsparungen. Derzeit müssen Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen bei jedem Behördengang etwa fünf verschiedene zeit- und kostenintensive Schritte absolvieren: Sie müssen Informationen einholen, Anträge ausfüllen, Nachweise erbringen, Warte- und Wegezeiten in Kauf nehmen und Anträge in der Regel in Papierform einreichen. Wenn die meisten Behördengänge auf Grundlage moderner Register digital stattfinden, lassen sich fast alle dieser Schritte deutlich verkürzen – etwa durch vorausgefüllte Formulare und den Wegfall von Wegen zu verschiedenen Ämtern, zur Post oder zum Einholen von Dokumenten.

Damit verringert sich der Zeitaufwand durch digitale Verwaltungsangebote laut Berechnungen des Normenkontrollrats von jährlich über 22 Millionen Stunden auf nur noch knapp 7 Millionen Stunden, etwa weil Formulare schon vorausgefüllt vorliegen und man nicht mehr verschiedene Ämter kontaktieren oder zur Post gehen muss, um Dokumente einzuholen oder erneut einzureichen.

Register enthalten wichtige amtliche Informationen und sind Grundlage öffentlicher Planungs- und Steuerungsentscheidungen. Je besser die Qualität der Daten in öffentlichen Registern, desto sachgerechter und treffsicherer können Politik und Verwaltung arbeiten. Durch den Austausch von Daten zwischen Registern fallen Fehler deutlich schneller auf. Auch für die Aktualität der Daten kann Sorge getragen werden!