Das sichere Kontaktformular kann aktiviert werden, wenn die zentrale E-Mail-Adresse der Behörde – in der Regel die der Poststelle – mit gültigen Verschlüsselungs- und Signaturzertifikaten der Bayern-PKI (PKI-Zertifikate) ausgestattet ist. Die PKI-Zertifikate sind kostenlos über die Registrierungsstelle der eigenen Behörde erhältlich (EDV- bzw. IT-Stelle). Kreisangehörige Gemeinden müssen sich an die Registrierungsstelle des Landratsamts wenden.

Weiterführende Informationen zur Nutzung der PKI-Zertifikate (z. B. wie sie in einen S/MIME fähigen Mail-Client importiert werden, wie die LDAP-Verbindung zum Verzeichnisdienst eingerichtet wird usw.) sind unter www.pki.bayern.de/vpki zu finden.

Wichtig: PKI-Zertifikate sind drei Jahre gültig. Sie haben ein Ablaufdatum. Wenn die PKI-Zertifikate abgelaufen sind, kann das sichere Kontaktformular nicht mehr genutzt werden. Das E-Mail-Postfach der Behörde muss außerdem E-Mail-Nachrichten empfangen können, die inklusive der Anlagen mindestens 10 MB groß sind.

BayernPortal-Redakteurinnen und -Redakteure der Behörden müssen im Redaktionssystem für Verwaltungsinformationen in Bayern (www.bayvis-redaktionssystem.bayern.de) folgende Informationen erfassen:

• Informationen, die für das Impressum und die Datenschutzerklärung benötigt werden: Name der/des Vertretungsberechtigten, USt-Identifikationsnummer, Name der für den Inhalt verantwortlichen Person, Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten;
• E-Mail-Adresse der Behörde, die mit dem PKI-Zertifikat ausgestattet ist.

Das sichere Kontaktformular wird im Feld „Sicheres Kontaktformular“ nach Auswahl der Option „Sicheres Kontaktformular im BayernPortal anzeigen“ aktiviert. BayernPortal-Redakteurinnen und -Redakteure der Behörden können nach Anmeldung im Redaktionssystem eine ausführliche Anleitung zur Pflege der genannten Informationen und Einstellungen abrufen.

Bei Fragen steht Ihnen die zentrale BayernPortal-Redaktion zur Verfügung.

Das sichere Kontaktformular wird nach der Aktivierung bei den Kontaktdaten der Behörde im BayernPortal sowie in der BayernApp unter „Sicheres Kontaktformular“ automatisch verlinkt. Wenn Bürgerinnnen und Bürger über das Kontaktformular eine Nachricht verschicken, wird diese als verschlüsselte E-Mail an die zentrale E-Mail-Adresse der Behörde gesendet.

Das sichere Kontaktformular der Behörde wird im BayernPortal automatisch auch bei Organisationseinheiten, wie Gewerbeamt, Zulassungsbehörde oder der Abteilung 1, sowie bei Außenstellen angezeigt, wenn diesen die zentrale E-Mail-Adresse der Behörde, keine E-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse ohne PKI-Zertifikate zugeordnet ist.

Wenn bei einer Organisationseinheit die E-Mail-Adresse der Organisationseinheit hinterlegt ist und diese mit PKI-Zertifikaten ausgestattet ist, wird im BayernPortal für diese Organisationseinheit automatisch das sichere Kontaktformular generiert und verlinkt, sobald das sichere Kontaktformular bei der Behörde aktiviert wurde. Die Nachrichten werden an das Postfach der Organisationseinheit übermittelt.

Das im BayernPortal und in der BayernApp verlinkte sichere Kontaktformular kann auch auf der Internetseite der Behörde verlinkt werden. Dazu wird die Internetadresse (URL) des sicheren Kontaktformulars der Behörde benötigt. Die URL kann über das BayernPortal oder über das Redaktionssystem ermittelt werden. 

Weiterführende Informationen für Behörden zum sicheren Kontaktformular – beispielsweise zur Nutzung durch Bürgerinnen und Bürger und zur Kommunikation über das BayernID-Postfach – können von BayernPortal-Redakteurinnen und -Redakteuren über das Redaktionssystem abgerufen werden.