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Beispielhaftes Bild für Digitalisierung mit verschiedenen digitalen Endgeraeten, Symbolen der Digitalisierung und einer transparenten Weltkugel im Zentrum.

Registermodernisierung

Eine digitale, bürgerfreundliche Verwaltung

Digitale Technologien stellen traditionelle Geschäftsmodelle, Produkte und Dienstleistungen radikal infrage – das gilt auch für die Kommunikation mit der Verwaltung. Immer häufiger wünschen sich Bürgerinnen und Bürger digitale Verwaltungsangebote, um lange Wartezeiten zu verkürzen und das wiederholte Beibringen von Nachweisen, die der Behörde ohnehin vorliegen, zu vermeiden.

Der Freistaat Bayern möchte die Entwicklung hin zu einer modernen, digitalen und bürgerfreundlichen Verwaltung vorantreiben. Dazu bedarf es aber einer umfassenden Modernisierung der deutschen Registerlandschaft, denn bislang standen verschiedene technische und rechtliche Hürden einer modernen, serviceorientierten Verwaltung im Weg. Die Registermodernisierung ist ein aufwendiges Projekt, in dem Bund und Länder die technische, strukturelle und rechtliche Weiterentwicklung aller deutschen Register koordinieren – und das unter Beibehaltung des hohen deutschen Datenschutzniveaus! Ziel ist eine smarte und effiziente Verwaltung für alle Bürgerinnen und Bürger.

Was sind Register und wofür braucht es die Registermodernisierung?

In der öffentlichen Verwaltung werden Informationen, die für das Erbringen einer Verwaltungsleistung erforderlich sind, in „Registern“ gespeichert. Register sind also nichts anderes als Sammlungen von Datensätzen mit Informationen, die die Grundlage für Verwaltungshandeln, für die amtliche Statistik und für den Zensus bilden. Insgesamt verfügt die deutsche Registerlandschaft über mehr als 375 Registertypen auf verschiedenen Verwaltungsebenen – immer dort, wo die Führung des jeweiligen Registers am sinnvollsten angesiedelt ist.

Standesämter führen zum Beispiel Personenstandsregister, in denen Geburten und Sterbefälle, Eheschließungen und Lebenspartnerschaften eingetragen werden. Örtlich zuständige Amtsgerichte führen Handelsregister. Und das Bundeskartellamt führt ein Wettbewerbsregister.

Derzeit sind diese Datensätze nicht systematisch miteinander vernetzt. Behörden, die Anträge einer Bürgerin oder eines Bürgers bearbeiten, können und dürfen sich aufgrund datenschutzrechtlicher Bestimmungen die notwendigen Informationen und Nachweise nicht einfach aus den Registern anderer Behörden heraussuchen. Stattdessen müssen sie diese oft bei Bürgerinnen und Bürgern erneut erheben, obwohl die entsprechenden Dokumente schon mehrfach an anderer Stelle vorliegen.

Doch selbst wenn unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Anforderungen ein „Mehr“ an Service seitens der Verwaltung möglich wäre, mangelt es immer noch vielfach an den technischen Voraussetzungen für einen automatisierten Daten­austausch zwischen verschiedenen Behörden. Dazu bräuchte es nämlich eine qualitätsgesicherte Verknüpfung der Datensätze in verschiedenen Registern mit dem jeweiligen Antragsteller. Eine solche Verknüpfung könnte beispielsweise mittels der Ordnungsmerkmale Vorname, Nachname, Adresse und Geburtstag erfolgen, die Bürger.innen im Antragsformular angeben. Tatsächlich nutzen antragsbearbeitende Behörden diese oder ähnliche Merkmale häufig, um die passende Information des Antragstellenden beim relevanten Register abzufragen. Allerdings funktioniert dieser Weg nicht immer reibungslos, da die Daten zu einer bestimmten Person nicht überall einheitlich und in gleicher Aktualität vorliegen.

Ein Nachname wie Kovačić könnte beispielsweise in verschiedenen Registern auch als Kovacic oder fälschlicherweise als Kovaćić geführt werden. Ein Doppelname wie Hans-Jürgen könnte an anderer Stelle als erster und zweiter Vorname gelten. Eine Adresse in der Professor-Messerschmitt-Straße könnte auch unter „Prof.-Messerschmitt-Str.“ registriert sein. Selbst bei der Angabe des Geburtsortes kann es in verschiedenen Registern zu Unterschieden kommen, etwa aufgrund von Orts­umbenennungen und Gebietsreformen. Darüber hinaus ändert sich im Laufe des Lebens womöglich der Personenstand und damit der Vor- oder Nachname. Eine Person hat beispielsweise geheiratet, lässt sich scheiden, wird adoptiert oder wechselt die Geschlechtszugehörigkeit. Solche Ereignisse werden nicht automatisch in allen Registern aufgenommen, sodass vielfach veraltete Daten vorliegen. Das Resultat: Mangelnde Zuordenbarkeit.

Diese erschwert die effiziente und zügige Bearbeitung von Anträgen. Erst im Rahmen der Registermodernisierung lässt sich dieses Problem lösen, indem man eine eineindeutige Identifizierungsmöglichkeit einführt, etwa eine Identifikations­nummer. So können die Datensätze in Registern durch regelmäßigen Abgleich stets auf dem aktuellen Stand gehalten und den jeweiligen Bürgerinnen und Bürgern richtig zugeordnet werden. Dies hat zahlreiche Vorteile für jede Bürgerin und jeden Bürger!

Was wurde schon erreicht?

Das Registermodernisierungsgesetz

Um die Qualität der Registerlandschaft zu erhöhen und damit die eindeutige Zuordnung zu ermöglichen, haben Bundestag und Bundesrat Anfang 2021 das Gesetz zur Einführung und Verwendung einer Identifikations­nummer in der öffentlichen Verwaltung und zur Änderung weiterer Gesetze (Register­modernisierungs­gesetz, kurz RegMoG) verabschiedet.

Das Gesetz führt ein numerisches Personenkennzeichen ein und schafft so eine eineindeutige Identifizierungsmöglichkeit, um zugehörige Datensätze einander zweifelsfrei zuordnen zu können. Damit ermöglicht es ein registerübergreifendes Identitätsmanagement unter Einhaltung datenschutz- und verfassungsrechtlicher Bestimmungen. Am 6. April 2021 wurde das RegMoG im Bundesgesetzblatt verkündet (PDF 110KB)

Bayerns Digitalministerin Judith Gerlach hat sich im Bundesrat für das Gesetz stark gemacht und bezeichnete es als „Riesensprung bei der Verwaltungsmodernisierung in Deutschland“.

Die Umsetzung der Registermodernisierung und das Engagement des Freistaates Bayern

Im IT-Planungsrat kooperieren Bund und Länder, um die Zusammenarbeit im Bereich der Informationstechnik zu koordinieren. Im März 2019 hat der IT-Planungsrat beschlossen, ein Koordinierungsprojekt „Registermodernisierung“ einzurichten. Der Freistaat Bayern hat in diesem Projekt neben Hamburg und dem Bund die Feder­führung übernommen.

Das Koordinierungsprojekt hat die Anforderungen an die Registermodernisierung identifiziert, sich überlegt, wie eine Registerlandschaft auf der Basis vernetzter Register aussehen sollte, und die zur Umsetzung erforderlichen Maßnahmen geplant, um die Modernisierung der Register schnellstmöglich und bestmöglich in die Tat umzusetzen.

Im März 2021 hat der IT-Planungsrat das im Koordinierungsprojekt erarbeitete Zielbild einer modernisierten Registerlandschaft in einem Beschluss bestätigt und dem vorgeschlagenen Umsetzungsplan zugestimmt.

Auf Beschluss des IT-Planungsrats vom Juni 2021 wird das Koordinierungsprojekt nun in ein ressort- und ebenenübergreifendes Projekt „Gesamt­steuerung Registermodernisierung“ umgewandelt, denn die Verwirklichung des Zielbildes entsprechend des Umsetzungsplans ist eine große Herausforderung, die das Zusammenspiel vielerlei Akteure (beispielsweise Landesverwaltungen, Kommunen, registerführende Stellen sowie Projekte mit ähnlicher Zielsetzung wie dem Onlinezugangsgesetz) erfordert.

Die Registermodernisierung ist ein großes Vorhaben, das viel Ausdauer bedarf. Mit vereinten Kräften legen wir für Bayern und Deutschland und Europa einen wichtigen Grundstein für die Digitalisierung.

Die Vorteile der Registermodernisierung

Einmal reicht schon: Das Once-Only-Prinzip

Die Umsetzung der Registermodernisierung ist ein unverzichtbarer Schritt, um die deutsche Verwaltung nach dem Once-Only-Prinzip zu gestalten: Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen sollen den Verwaltungsbehörden Informationen grundsätzlich nur einmal mitteilen müssen. Unter Einhaltung strenger datenschutzrechtlicher Anforderungen ist es den Behörden dann gestattet, diese Daten miteinander zu teilen, sofern es die Bürgerin oder der Bürger wünscht.

Auch für die Verwaltung bedeutet dies eine Erleichterung: Sie kann sich auf diesem Weg Nachweise im Original beschaffen und muss nicht erst noch deren Validität prüfen und gegebenenfalls erneut anfragen.

 

Europaweite Vernetzung

Die Registermodernisierung und die schrittweise Gestaltung von Verwaltungsleistungen nach dem Once-Only-Prinzip sind Teil eines großen Reformprozesses in der deutschen Verwaltungslandschaft. Im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes sollen bis 2022 alle Verwaltungsleistungen elektronisch angeboten werden.

Und damit alle EU-Bürger auch im EU-Ausland einen einfachen Zugangspunkt zu den für sie wichtigen Verwaltungsdienstleistungen finden, sollen diese auf dem grenzüberschreitenden digitalen Verwaltungsportal namens Your Europe eingerichtet werden.

Dieses einheitliche digitale Zugangstor zur Verwaltung in der EU („Single Digital Gateway“) erfordert eine EU-weite Harmonisierung und Vernetzung von Registerdaten. Die Registermodernisierung ebnet somit den Weg für ein nutzerfreundliches digitales Verwaltungsangebot, das nicht nur deutsche Staatsbürger anspricht.

 

Weniger Kosten, geringerer Zeitaufwand

Laut eines Gutachtens des Nationalen Normenkontrollrats ermöglichen moderne Register enorme Einsparungen. Derzeit müssen Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen bei jedem Behördengang etwa fünf verschiedene zeit- und kostenintensive Schritte absolvieren: Sie müssen Informationen einholen, Anträge ausfüllen, Nachweise erbringen, Warte- und Wegezeiten in Kauf nehmen und Anträge in der Regel in Papierform einreichen. Wenn die meisten Behördengänge auf Grundlage moderner Register digital stattfinden, lassen sich fast alle dieser Schritte deutlich verkürzen – etwa durch vorausgefüllte Formulare und den Wegfall von Wegen zu verschiedenen Ämtern, zur Post oder zum Einholen von Dokumenten.

Bei einmaligen Investitionskosten in Höhe von ca. 2,5 Milliarden Euro werden gleichzeitig jährlich circa 6 Milliarden Euro eingespart. Das entspricht fast den Kosten des Flughafens Berlin Brandenburg! Vor allem die Verwaltung spart dabei erheblich, nämlich 3,9 Milliarden Euro an Steuergeldern.

Außerdem verringert sich der Zeitaufwand durch digitale Verwaltungsangebote laut Berechnungen des Normenkontrollrats von jährlich über 22 Millionen Stunden auf nur noch knapp 7 Millionen Stunden, etwa weil Formulare schon vorausgefüllt sind und man nicht mehr verschiedene Ämter kontaktieren oder zur Post gehen muss, um Dokumente einzuholen oder erneut einzureichen.

 

Qualitätssicherung

Register enthalten wichtige amtliche Informationen und sind Grundlage öffentlicher Planungs- und Steuerungsentscheidungen. Je besser die Qualität der Daten in öffentlichen Registern, desto sachgerechter und treffsicherer können Politik und Verwaltung arbeiten. Durch einen Austausch von Daten zwischen Registern fallen Fehler deutlich schneller auf, auch für die Aktualität der Daten kann Sorge getragen werden!