Aktivierung des sicheren Kontaktformulars

– Informationen für Behörden –

Stand: 07.04.2020

Über das sichere Kontaktformular des Freistaats Bayern können Bürger/-innen ihrer Behörde eine verschlüsselte Nachricht übermitteln. Ihre Behörde kann eine verschlüsselte Nachricht an deren BayernID-Postkorb zurücksenden. Das sichere Kontaktformular wird kostenfrei auf dem Antragsmanager/Bayerischen Formularserver bereitgestellt und kann von jeder Behörde aktiviert werden. Es ist dann über das BayernPortal abrufbar und kann auch auf der Webseite Ihrer Behörde verlinkt werden.

1. Technische Voraussetzungen

Das sichere Kontaktformular kann aktiviert werden, wenn die zentrale E-Mail-Adresse Ihrer Behörde – i.d.R. die der Poststelle – mit gültigen Verschlüsselungs- und Signaturzertifikaten der Bayern-PKI (PKI-Zertifikate) ausgestattet ist. Die PKI-Zertifikate sind kostenlos über die Registrierungsstelle der eigenen Behörde erhältlich (i.d.R. EDV– bzw. IT-Stelle); kreisangehörige Gemeinden müssen sich an die Registrierungsstelle ihres Landratsamts wenden. Weiterführende Informationen zur Nutzung der PKI-Zertifikate (z. B. wie sie in einen S/MIME fähigen Mail-Client importiert werden, wie die LDAP-Verbindung zum Verzeichnisdienst eingerichtet wird) finden Sie unter www.pki.bayern.de/vpki. Wichtig: PKI-Zertifikate sind mit einem Ablaufdatum versehen. Sie sind drei Jahre gültig. Das sichere Kontaktformular wird im BayernPortal nicht mehr angezeigt, wenn die PKI-Zertifikate abgelaufen sind.

2. Aktivierung

Die/Der BayernPortal-Redakteur/-in Ihrer Behörde muss im Redaktionssystem für Verwaltungsinformationen in Bayern (www.bayvis-redaktionssystem.bayern.de) folgende Informationen erfassen bzw. pflegen:

• die behördenbezogenen Informationen, die für das Impressum und die Datenschutzerklärung benötigt werden (z. B. Name der/des Vertretungsberechtigten und der für den Inhalt verantwortlichen Person, USt-Identifikationsnummer, Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten)
• die mit den PKI-Zertifikaten ausgestattete E-Mail-Adresse Ihrer Behörde

Das sichere Kontaktformular wird nach Auswahl der Option „im BayernPortal anzeigen“ im Feld „Sicheres Kontaktformular über BayernID“ aktiviert.
Die/Der BayernPortal-Redakteur/-in kann nach Anmeldung im Redaktionssystem die Anleitungen zur Pflege der o.g. Daten abrufen. Bei Fragen steht die zentrale Redaktion (E-Mail: bayvis-redaktion@stmd.bayern.de) zur Verfügung.

3. Verlinkung im BayernPortal

Das sichere Kontaktformular wird nach der Aktivierung bei den Kontaktdaten Ihrer Behörde im BayernPortal unter „Sicheres Kontaktformular“ automatisch verlinkt. Wenn ein/eine Bürger/-in über das Kontaktformular eine Nachricht verschickt, wird diese als verschlüsselte E-Mail-Nachricht an die zentrale E-Mail-Adresse der Behörde gesendet.

Das sichere Kontaktformular Ihrer Behörde wird im BayernPortal auch bei Organisationseinheiten (z. B. Gewerbeamt, Zulassungsbehörde, Abteilung 1) und Außenstellen angezeigt, wenn diesen die zentrale E-Mail-Adresse Ihrer Behörde, keine E-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse ohne PKI-Zertifikate zugeordnet ist. Wenn Sie bei der Organisationseinheit die E-Mail-Adresse der Organisationseinheit hinterlegen und diese mit PKI-Zertifikaten ausgestattet ist, dann wird im BayernPortal automatisch das sichere Kontaktformular für diese Organisationseinheit verlinkt, wenn das sichere Kontaktformular bei der Behörde aktiviert wurde. Die Nachrichten werden dann an das Postfach der Organisationseinheit gesendet.

4. Verlinkung auf der Internetseite Ihrer Behörde

Sie können das im BayernPortal verlinkte sichere Kontaktformular auch auf der Internetseite Ihrer Behörde verlinken. Dazu benötigen Sie die URL bzw. Internetadresse des sicheren Kontaktformulars Ihrer Behörde. Sie können die URL z. B. über das BayernPortal ermitteln. Dazu müssen Sie im BayernPortal eine Seite mit den Kontaktdaten Ihrer Behörde aufrufen, unter „Sicheres Kontaktformular“ die Maus über den Linktext „Ihr Kontakt mit der Behörde, aber sicher!“ bewegen, die rechte Maustaste betätigen und über „Verknüpfung kopieren“ bzw. „Link-Adresse kopieren“ die URL in die Zwischenablage legen. Sie können die URL dann auf der Internetseite Ihrer Behörde veröffentlichen. Weiterführende Informationen für Behörden zum sicheren Kontaktformular (z. B. zur Nutzung durch Bürger/-innen und zur Kommunikation über den BayernID-Postkorb) können von der/dem BayernPortal-Redakteur/-in über das Redaktionssystem abgerufen werden (siehe unter „Handbuch und Anleitungen“).